线下会议：会前文档的准备
1.阅读 办会管理办法：
活动申请通过后，专业委员会秘书长、活动负责人 须仔细阅读《天津市医疗健康学会 办会管理条例》，以确保活动合规。
注释：请联系[●学会工作人员] 获取最新版《天津市医疗健康学会 办会管理条例》。
2.准备会前文档
[●活动负责人]需要准备以下材料：
- 会议通知（邀请函）
- 会议日程
- 招商函
- 活动预算表
其中，前三项需到学会盖章，活动预算表需提交学会审核。
2.1 会议通知（邀请函）
会议通知（或邀请函），向观众介绍活动名称、时间、主办方、地点等关键信息。
2.2 会议日程
会议日程向观众介绍详细的会议安排。
»点击这里下载学会提供的会议日程模板。（非强制要求使用）
2.3 招商函
招商函向赞助企业详细描述活动计划、内容，以及招商信息。
2.4 活动预算表
活动预算表描述了整个活动的费用预算。
活动负责人需要编制活动预算表，并且发给学会审核。
2.5 工作流程
下载：天津市医疗健康学会关于《反商业贿赂及保密教育》PPT宣传片，并且安排在会前播放。
2.6 工作流程
[●活动负责人]工作流程：
2.7 特别说明
每一场活动必须具备会议通知、会议日程、招商函，以上3个文件为会后报销必须材料。
3.招商
活动如果有赞助企业，需要请赞助企业和学会签订赞助协议。
请注意：每一场活动原则上不允许独家赞助。
3.1 赞助协议
赞助企业可使用学会提供的协议模板，也可使用企业提供的协议模板。
[●赞助企业] 需要根据学会要求，拟定、修改赞助协议，
由[●活动负责人]将修改好的协议，发给[●学会工作人员：王心童]进行审核、盖章。
3.2 赞助款开票
赞助企业打款到账后，联系[●学会工作人员：赵贵捷]开具发票。学会可开普票、专票（税率6%）。详细开票信息参见《天津市医疗健康学会办会管理办法》。
4.第三方
4.1 会务公司
线下会议如果聘请会务公司，第三方会务公司需要和学会签署合作协议。
纯线下会议可以根据实际情况，聘请会务公司； 线上会议、线下+线上会议必须聘请第三方会务公司。
4.2 场地费用
会场（酒店）的场地费用的支付方式，请参照以下工作流程。
工作流程：
- 场地提供方与学会签订“场地使用协议”
- 提供合规的发票、明细单（预算单）
- 由学会对公转账至酒店账户。
注释：部分酒店需要先提供押金的，可由会务公司使用信用卡预授权，暂行垫付押金。
5.其他
5.1 活动变更
如果需要修改活动名称、活动时间、活动方式、活动地点，须由专委会秘书长，向学会提交变更说明。
5.2 学会开票信息
5.2 电子公章
天津市医疗健康学会已经支持使用电子公章。
相关电子公章合规文档请参见学会官网：
学会电子公章验证说明 - 天津市医疗健康学会 (tjsyljkxh.com)
5.3 统一格式文本
6.特别说明
6.1 活动编号
活动申请审批通过后，会分配一个唯一的“活动编号”。
请牢记这个活动编号，这是学会内部所有流程唯一的索引标志。
在会前文档准备、会后报销的过程中，都需要提供“活动编号”以定位活动信息。
如果对活动编号不了解，请联系 [●学会工作人员：王心童] 询问。
活动编号也会被打印在招商函、会议通知、会议日程的左下角。
6.2 内容的准确性
每一场活动的所有文档（包括但不限于：招商函、会议通知、会议日程、协议），所使用的以下内容，须和“活动申请表”保持一致：
- 活动名称
- 活动时间
- 活动形式
- 活动地点
如果需要更改以上信息，请参阅：点击这里查看有关活动变更的详细信息。