线下会议：会后报销
会后报销：线下会议
活动成功举办之后，所产生的的费用，由[●活动负责人]整理好相关材料，送到学会，联系[●学会工作人员：赵贵捷]进行报销。
每一个活动，只能报销一次。
1.报销规范
1.1 报销项目
每一场活动，可以报销以下费用：
- 会议费 （会场、会务公司的费用）
- 讲课费
以下费用为可选报销项目，如产生相关费用，须提供相关材料：
- 茶歇
- 餐费
- 通讯费
- 住宿费
- 交通费
1.2 会务公司费用
纯线下会议：可以根据实际情况，聘请会务公司（非必须）；
线上会议、线下+线上会议： 必须 聘请第三方会务公司。
如果聘请会务公司，第三方会务公司需要和学会签署合作协议。
1.3 场地费用
会场（酒店）的场地费用的支付方式，请参照以下工作流程。
工作流程：
- 场地提供方与学会签订“场地使用协议”
- 提供合规的发票、明细单（预算单）
- 由学会对公转账至酒店账户。
注释：部分酒店需要先提供押金的，可由会务公司使用信用卡预授权，暂行垫付押金。
1.4 纸质文档
协议、纸质发票、明细单、水单、行程单等，须提供原件，不可使用复印件。
1.5 电子文档
会议签到表、会议视频、身份证照片、会场照片等电子文档，可使用以下2种方式提交到学会：
- 提交存储相关电子文档的U盘。
- 上传到“百度网盘”，并提交“分享链接”。
1.6 转账
所有款项由学会对公转账，到发票开具方的银行账号，不可由个人垫付。
以下费用可由个人垫付，报销时提供发票、消费明细单：
- 超市购买的茶歇饮品、水果
- 交通费用
- 打车软件（需提供行程单、发票）
- 出租车（需提供发票）
- 火车票（需提供合规的报销凭证）
- 飞机票（需提供合规的报销凭证）
- 餐费
- 通讯费
1.7 学会开票信息
2.报销标准
会后报销、结算讲课费须符合以下标准，任何超标的费用，都无法通过报销审核。
2.1 讲课费标准
讲课费发放标准上限，需要参照讲者职称。
主任医师（正高）：不超过2000元
副主任医师（副高）：不超过1000元
主治医师（中级）：不超过800元
2.2 其他标准
茶歇标准为：不超过30元/人；
餐费标准为：不超过60元/人；
住宿标准为：不超过600元/人/天；
注意：此处总人数参考线下签到表的实际签字人数计算。
3.报销材料
线下会议报销需要准备以下材料：
--以下文件为必须提供的（需同时提供纸质版、电子版）
- 会议通知（邀请函）
- 会议日程
- 招商函
- 每一位讲者照片
- 会议签到表原件
- 讲课费（劳务费）发放明细表
- 讲者身份证件
- 所有赞助企业与学会签订的协议
- 所有赞助企业相关物料的照片
- 所有产生费用的发票、明细
- 第三方会务公司的协议、发票、明细单
- 会议纪要（发送到邮箱）
- 代开发票委托书
--以下材料为 线下+线上 会议需要额外提供的：
14.线上会议后台签到表
15. 线上会议全程视频 （适用于线上+线下的活动）
16.线上会议讲者截图
17.线上会议后台实名制参会信息
3.1 会议通知（邀请函）
会议通知（或邀请函），向观众介绍活动名称、时间、主办方、地点等关键信息。
3.2 会议日程
会议日程向观众介绍详细的会议安排。
3.3 招商函
招商函向赞助企业详细描述活动计划、内容，以及招商信息。
3.4 每一位讲者的照片
线下会议中，每一位需要结算讲课费用的讲者，需要提供讲课照片。
3.5 会议签到表
线下会议签到表需要提供原件。请在活动进行中妥善保存。
3.6 讲课费（劳务费）发放明细表
由于银行转账系统要求，讲课费发放明细表必须使用学会提供的文件模板填写。
必须使用学会提供的EXCEL模板，并且提交EXCEL文档，不可使用其他文件格式。
3.7 讲者身份证件
每一位需要结算讲课费的讲者，需要提供身份证扫描件（或身份证照片）。
需同时提交电子版和纸质打印版，打印版需要讲者身份证人像面、国徽面打印到一张A4纸，一人一张。
外籍讲者需要提供护照、签证等我国认可、合法的身份证明。
3.8 所有赞助企业与学会签订的协议
赞助企业可使用学会提供的协议模板，也可使用企业提供的协议模板。
[●赞助企业] 需要根据学会要求，拟定、修改赞助协议，
由[●活动负责人]将修改好的协议，发给[●学会工作人员：王心童]进行审核、盖章。
3.9 所有赞助企业相关物料的照片
会议现场需按照赞助协议的合作项目，准确提供相关展示物料。学会将在报销时，核对相关赞助商的赞助项目。
请尽量详细、完整的拍摄所有包含赞助商内容的物料照片，以备活动赞助方的会后审计。
赞助商相关物料包括但不限于：
含有LOGO的背景板、易拉宝、展板、展台、卫星会现场等。
3.10 所有产生费用的发票、明细
所有产生的费用请索取发票，发票抬头需要使用学会的开票信息，开具增值税专用发票，票面税率不低于3%。（餐费、交通费除外）
会后报销时，将采用对公转账的形式，由学会账户直接付款给开票方，不可由个人垫付。
未尽事宜请联系 [●学会工作人员：赵贵捷] 咨询。
3.11 会务公司的协议、发票、明细（预算单）
天津市医疗健康学会要求每一场活动，必须聘请专业的会务公司，负责组织、举办活动。
第三方会务公司需要与学会签订协议、并且提供相关预算明细、发票。
3.12 会议纪要
请在会议结束后提供会议纪要（通讯稿），使用下面模板编辑，并且附带一些照片。
会议纪要请发送到学会邮箱 tjsyljkxh@163.com
点击这里下载 会议纪要模板。[Word文档] [ZIP压缩包]
3.13 代开发票委托书
按税务局要求，原由学会统一代办的 课时费代开发票，需要本人授权后再由学会代办：
所有需要发放讲课费、劳务费的专家，须填写“自然人代开发票委托书”，并由学会代开劳务费发票。
提供支撑材料时，需要提供“自然人代开发票委托书”截图。 同一位专家，每一年度提交一次即可。
3.14 线上会议后台签到表 （线上+线下会议）
会议结束后，请导出并保存本次线上会议，后台所有参会人员记录。
后台参会信息包括： 入场时间、出场时间、参会人员信息等。
请提供原始参会数据，不得修改。
3.15 线上会议全程视频（线上+线下会议）
（仅适用于线下+线上会议）
对于线下+线上会议，需要提供线上会议部分全程视频，要提供全程会议视频，不得删减、缺失。
视频须体现以下内容：
[1]学会名称、
[2]全程体现学会LOGO
[3]会议内容须体现 天津市医疗健康学会 为活动主办方。
请注意学会名称“天津市医疗健康学会”，注意其中“市”字。
3.16 线上会议讲者截图（线上+线下会议）
（仅适用于线下+线上会议）
请在活动进行中截图保存 每一位 需要报销讲课费的讲者、点评专家的讲课画面。
3.17 线上会议后台实名制参会信息（线上+线下会议）
（仅适用于线下+线上会议）
请登录线上会议平台，在后台导出详细参会信息，包含线上会议参会人员的实名制信息。
4. 其他报销项目
以下费用报销文件为可选提供的，如有产生相关费用，应按要求提供相关文件：
- 茶歇
- 餐费
- 通讯费
- 住宿费
- 交通费
4.1 茶歇
如果需要报销茶歇费用，需要提供现场茶歇照片。
茶歇照片需要在同一张照片内体现：
[1]会场
[2]参会人员
[3]茶歇
如果一张照片无法完全体现茶歇的内容，可以提供多张照片，对茶歇进行描述。
注意：茶歇标准不超过30元/人。
4.2 餐费
如果需要报销餐费，需要提供相关照片。
注意：餐费标准不超过60元/人。
4.3 通讯费
通讯费需要提供合规的发票，发票需要使用学会的开票信息。
注意：部分运营商线上直接缴费无法开具学会抬头发票，请至营业厅充值、缴费。
4.4 住宿费
外地专家讲课可提供住宿，住宿费标准为：不超过600元/人/天。
4.5 交通费
交通费需要提供合规发票，并且提供详细行程单。
发票需要使用学会的开票信息。